Coordinación integral de eventos: del concepto a la última silla recogida
Programa del taller
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- Diagnóstico inicial
- Sesión de 90 minutos para definir objetivos, formato, presupuesto y restricciones del espacio. Resultado: documento base del evento.
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- Plan maestro
- Cronograma detallado con fechas límite por proveedor, guion del día y protocolo de contingencias para 6 escenarios críticos.
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- Gestión de proveedores
- Contacto directo, seguimiento de contratos y 2 visitas de supervisión al venue. Máximo 12 proveedores incluidos.
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- Día del evento
- Presencia física completa, coordinación en tiempo real y reporte post-evento con observaciones para futuros proyectos.
Descripción completa
Cuando Valentina Orozco organizó el congreso anual de su empresa en 2023, tenía 14 proveedores distintos, 3 salones en diferentes pisos y ningún documento que conectara todo. El día del evento, el servicio de audio llegó 2 horas tarde y el catering no sabía cuántas mesas montar. Eso es lo que ocurre sin una coordinación real.
Cómo funciona este servicio
El trabajo empieza con una sesión de diagnóstico de 90 minutos donde mapeo el tipo de evento, el número de asistentes esperados, el presupuesto disponible y las restricciones del venue. No avanzo sin tener esos datos por escrito.
A partir de ahí construyo un plan maestro con fechas límite para cada proveedor, un guion minuto a minuto para el día del evento y un protocolo de contingencias para los 6 escenarios más comunes: cancelación de proveedor, cambio de clima, baja asistencia, falla técnica, retraso del orador principal y problemas de acceso al recinto.
Lo que cubre y lo que no
Este servicio incluye la gestión directa con hasta 12 proveedores, 2 visitas de supervisión al venue y presencia física durante todo el evento. No incluye el costo de los proveedores ni los permisos municipales, que corren por cuenta del cliente.
Los eventos que he coordinado van desde cenas para 30 personas hasta conferencias con 400 asistentes. El tamaño cambia la logística, pero el método es el mismo.
¿Qué pasa si el evento se cancela?
Si la cancelación ocurre con más de 21 días de anticipación, se devuelve el 60% del anticipo. Con menos tiempo, aplican las condiciones del contrato firmado al inicio.