Coordinación el día del evento: alguien que resuelve mientras tú disfrutas
Programa del taller
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Llegada al venue 3 horas antes del inicio oficial
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Verificación de proveedores y recorrido completo del espacio
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Coordinación operativa durante todo el evento con comunicación directa por radio o WhatsApp
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Gestión de imprevistos sin interrumpir al anfitrión ni a los invitados
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Supervisión del desmontaje y cierre del venue
Para eventos de más de 150 personas se incluye 1 asistente adicional sin costo extra.
Descripción completa
Hay un momento que muchos organizadores conocen bien: son las 7 de la mañana del gran día, el montaje va retrasado 45 minutos, el DJ pregunta dónde conectarse y el fotógrafo no encuentra al coordinador de accesos. Mientras tanto, el anfitrión intenta verse tranquilo frente a los primeros invitados.
Este servicio existe para ese escenario específico. No es planeación, no es consultoría. Es presencia operativa el día que más la necesitas.
Qué sucede desde que llego
Arrivo al venue 3 horas antes del inicio oficial. En ese tiempo verifico que cada proveedor esté en su lugar, reviso el guion del evento que el cliente me entrega con anticipación y hago un recorrido completo del espacio para identificar problemas antes de que los invitados lleguen.
Durante el evento
Manejo una línea de comunicación directa con los responsables de cada área: audio, catering, seguridad, recepción. Si algo falla, lo resuelvo sin interrumpir al anfitrión. En eventos de más de 150 personas trabajo con 1 asistente adicional incluido en el servicio.
- Coordinación de hasta 8 proveedores el día del evento
- Comunicación por radio o WhatsApp con cada área
- Gestión de imprevistos sin escalar al cliente
- Cierre y supervisión del desmontaje
Rodrigo Castellanos, productor de contenido en Monterrey, usó este servicio para el lanzamiento de su estudio en marzo de 2024. El proyector falló 20 minutos antes del inicio. Nadie en la sala lo supo hasta después.
¿Necesito entregarte un guion previo?
Sí. Para que la coordinación funcione necesito recibir el guion del evento, lista de proveedores con contactos y plano del venue al menos 72 horas antes.